E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?
Bu blog yazımızda e-Arşiv Faturanın kolay bir şekilde nasıl iptal edilebileceği hakkında size bilgi sunmaya çalışacağız.
Öncelikle e-Arşiv Faturanın ne olduğu üzerinde duralım.
E-Arşiv Faturanın anlaşılabilmesi için E-Fatura sitemini anlamalıyız.
E-Arşiv Faturanın iptal veya itiraz işlemlerinin elektronik ortamda yapılabilmesi için; belgeyi düzenleyen satıcının veya alıcının GİB e-Belge Uygulamaları üzerinden iptal/itiraz talebi oluşturması gerekir.
Ayrıca, e-Arşiv Faturalara TTK’nın 18’inci maddesinde belirtilen harici itiraz yolları (noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi) ile de itiraz edilebilmektedir. Harici yollarla yapılan itiraz işlemlerinin sistem üzerinden bildirilerek alıcı/satıcının onayına sunulması gerekir.
Elektronik ortamda düzenlenen faturalar ülkemizde e-Fatura ve e-Arşiv Fatura olarak 2 farklı formatta düzenlenir ve elektronik ortamda saklanırlar.
E-Fatura Nedir?
e-Fatura, 397 sıra no’lu Vergi Usul Kanunu (VUK) tebliği ile 5 Mart 2010 tarihinden itibaren ticari hayatımıza girmiş olup yasal düzenlemeleri ve teknik formatları ve standartları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmektedir. E-Fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
e-Fatura, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin tümünü içeren, vergi mükellefi bir satıcı ile yine vergi mükellefi bir alıcı arasındaki e-belge iletiminin GİB’e ait merkezi bir dijital platform üzerinden gerçekleştirildiği bir e-belgedir.
1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-Fatura kullanan mükelleflere e-Arşiv Fatura kullanım zorunluluğu gelmiştir. Ülkemizde e-Faturaya geçme zorunluluğu olanlar ve kriterler hakkında “2023 Yılında E-Fatura’ya Geçme Zorunluluğu Olanlar” başlıklı blog yazımızdan yararlanabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Nedir?
Peki e-Arşiv Fatura’nın e-Fatura’dan farkı nedir? E-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine dahil olmayan tüzel veya gerçek kişilere fatura düzenlenmesi ve saklanmasının elektronik ortamda yürütüldüğü fatura türüdür. e-Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu (VUK)’na göre fiziki ortamda fatura düzenlemesi mecburi olan ve e-Fatura kapsamında olmayan mükelleflerin, vergi mükellefiyeti olmayan kimseler için düzenlediği elektronik fatura türüdür diyebiliriz. E-Arşiv Faturada fiziki/kağıt fatura ve e-Faturada yer alan tüm bilgiler aynen yer alır.
E-fatura kapsamı dışında olan firma ve kişilere yani son kullanıcılara düzenlenmek istenen faturaların kâğıt olarak değil de Ovinot gibi uygulamalar kullanılarak dijital ortamda kesilmesini sağlayan fatura şekline e-arşiv fatura denir.
- Faturayı düzenleyen taraf e-fatura mükellefi değilken, faturalarını dijital ortamda düzenlemek istiyorsa e-arşiv sistemine kaydolup e-arşiv faturasını düzenlemeye başlayabilir.
- Faturayı düzenleyen taraf e-fatura mükellefi olabilir fakat karşı taraf kişi / şahıs ise mutlaka e-arşiv fatura düzenlemelidir.
- Faturayı düzenleyen taraf e-fatura mükellefi fakat karşı taraf e-fatura mükellefi değil de e-arşiv mükellefi ise yine mutlaka düzenleyeceği fatura e-arşiv fatura olmalıdır.
Özetlemek gerekirse kâğıt fatura kesmek istemeyenler GİB’in açıkladığı had / sınırların altında kalan mükellefler dijital ortamda fatura düzenlediklerinde bu faturalarını e-arşiv fatura olarak düzenlemek zorundadır.
E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?
E-Arşiv Faturalar da e-Fatura gibi iptal edilebilir ve yeniden düzenlenebilir.
E-Arşiv Faturanın iptal işlemi her durumda en geç 8 günlük süre içinde yapılmalıdır. 8 günlük süre e-arşiv faturanın düzenlenme tarihinden değil, alıcıya iletilme tarihinden itibaren başlar. 8 günlük iptal süresi aşılırsa alıcı satıcıya iptal edilmesi gereken e-arşiv fatura tutarı kadar iade faturasını düzenleyerek gönderebilir. Hem e-arşiv faturanın iptali hem de e-arşiv faturanın iptali için düzenlenen iade faturasının kayıtlara birlikte alınması ile işlem muhasebe kayıtları nezdinde iptal olarak gerçekleşmiş olur.
Eğer iptal etmek istenilen ve süresini aşılmış e-arşiv fatura bir firmaya veya tüzel kişiye değil de gerçek kişiye (bireysel müşteriye) düzenlenmiş ise hizmeti / ürünü alan alıcı adına Gider Pusulası düzenleyerek e-arşiv fatura iptalini gerçekleştirebilirsiniz.
GİB üzerinden e-Arşiv Fatura’nın iptal edilmesi için mali mühür veya elektronik imzanızı kullanarak GİB portalı üzerinden E-Arşiv Fatura portal sistemine giriş yapmalısınız. İptal etmek istediğiniz e-Arşiv Fatura için iptal talebi oluşturmalısınız.
GİB E-Arşiv Fatura Portalindeki iptal adımları aşağıdaki gibidir;
- E-Arşiv Fatura portalından “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesi seçilir.
- Açılan ekrandan belge tarihi aralığını seçerek sorgulama yapabilir ve iptalini istediğiniz faturayı seçebilirsiniz.
- “İptal talebi oluştur” seçeneğine tıkladığınızda karşınıza iptal gerekçesini yazmanız istenen bir pencere açılacak. Bu alana açıklamanızı yazdıktan sonra “uyarıyı okudum” kutucuğu işaretleyerek iptal talebini oluşturmuş olursunuz.
- İptal talebi oluşturulduktan sonra “İptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur.” yazısını mutlaka ekranda gördüğünüzden emin olunuz.
- Talebiniz onaylanana kadar iptal ve itiraz durumundan belgenizin son durumunu kontrol edebilirsiniz.
Daha ayrıntılı bilgi için :
E-Arşiv Faturanın 7 günlük düzenleme süresi aşıldığı takdirde hiç düzenlenmemiş sayılarak Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesine bağlı olarak Özel Usulsüzlük Cezası kesilir. 7 günlük süreden sonra düzenlenen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılacağından, 2023 yılı için geçerli olan Özel Usulsüzlük tutarı 2.200 TL’den az olmamak üzere fatura tutarının %10 oranında cezaya tabidir.
Elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekenler de dâhil olmak üzere fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzunun verilmemesi, alınmaması, bu belgelerde gerçek meblağdan farklı meblağlara yer verilmesi, bu belgelerin elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekirken kâğıt olarak düzenlenmesi, bu belgelerin hiç düzenlenmemiş sayılmasına ilişkin ceza 2023 dönemi için 2.200 TL (Bir takvim yılı içinde her bir belge nevine ilişkin olarak kesilecek toplam ceza 1.100.000 TL) olarak belirlenmiştir.
Ovinot’tan E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?
Ovinot kullanıcıları uygulama üzerinden oluşturdukları e-Arşiv Faturalarının iptali için faturalar sekmesinden ilgili faturanın sağ tarafındaki “…” kısma tıkladıktan sonra açılan pencereden “İptal Et” butonuna tıklayarak iptal edebilirler.
Ovinot otomatik olarak e-Arşiv Fatura iptalini GİB sistemine de aktarmaktadır.
Eğer siz de bir e-Arşiv Fatura veya e-Fatura kullanıcısı iseniz veya hemen kullanmaya başlamak isterseniz ülkemizin en kolay ön muhasebe, gelir gider yönetimi, alacak takibi, online ödeme ve tahsilat uygulaması olan Ovinot’u buradan hemen üye olarak 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Ovinot’un size uygun üyelik paketlerini incelemek için lütfen buraya tıklayınız.
